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Règles de confidentialité

Introduction

Ce document décrit les règles de confidentialité liées aux données personnelles qui sont collectées par Provoc, que ce soit par l’application mobile ou par les serveurs du Prestataire.

Dans ce document, le Prestataire désigne la société Desilog qui fournit l’application mobile ProVoc, le Client désigne l’utilisateur de l’application mobile, que ce soit avec ou sans abonnement et l’application mobile ProVoc est désignée sous le terme Application.

Cette Application, que ce soit avec ou sans abonnement, collecte des données personnelles de ses utilisateurs.

Résumé

Les données personnelles sont collectées de plusieurs manières :

  • enregistrement de la voix et envoi au serveurs de Google pour permettre de la traduire en texte ;
  • stockage des données des procès-verbaux de constat ;
  • prise de photos avec la caméra ;
  • statistiques de connexion au serveurs du Prestataire ;
  • stockage des données du Client aux fins de personnalisations de l’Application, dans le cas de la souscription d’un abonnement.

Seul l’enregistrement de la voix est transmis à Google Inc. pour la reconnaissance vocale. La confidentialité des données voix et le texte en résultant est encadrée par les règles de confidentialité de Google Inc.

Le Prestataire s’engage à ne pas divulguer à des tiers les données personnelles du client, sauf lors d’actions judiciaires ou de recouvrement.

Dans le cas de la souscription d’un abonnement, et bien que le Prestataire mette tout en œuvre pour sécuriser ces données personnelles, celui-ci ne sera pas tenu responsable d’une diffusion dans le cas où le client a diffusé ses informations de connexion (voir section « Détails de la prestation ») à un tiers.

Le Prestataire disposant de documents sensibles sur ses serveurs, tels que la signature du client ou ses procès-verbaux de constat produits dans le cadre de la prestation, il s’engage à respecter le secret professionnel et à ne pas faire usage de ces éléments pour son propre compte ou à titre commercial.

Détails des données personnelles collectées

Reconnaissance vocale
La fonctionnalité de reconnaissance de la voix en texte, pour être efficace, nécessite des serveurs dédiés. L’Application utilise les services de Google Inc. Les morceaux de phrase dictés sont envoyés aux serveurs de Google, ces derniers transforment cette voix en texte pour l’envoyer ensuite à l’Application.
Les données personnelles collectées par ce mécanisme suivent les règles de confidentialité de Google Inc.

Stockage des procès-verbaux
Les procès-verbaux réalisés par l’Application sont enregistrés dans un espace privé du terminal mobile, inaccessible aux autres applications dudit terminal. Le partage n’est réalisé qu’à la demande du Client, par exemple lors d’une retouche d’une photo du PV à l’aide d’un logiciel tiers : le Client fournit alors à l’application tierce des données personnelles (en l’occurrence la photo à retoucher).
De plus, la production de procès-verbaux de constat au format PDF, qu’elle soit en mode brouillon ou en mode signé, enregistre le document PDF dans un espace public du terminal mobile. Cette mise à disposition publique du document PDF sur le terminal mobile permet au client de pouvoir envoyer son document à des tiers (e.g. par courriel) et de rapatrier le document final sur ordinateur.
Les données stockées sur le terminal mobile le sont jusqu’à ce que le client décide de les supprimer ou s’il décide de désinstaller l’Application.

Pour permettre la production de documents PDF, les procès-verbaux et leurs données personnelles sont envoyées, de manière sécurisée et cryptée, sur les serveurs du Prestataire. Si aucun abonnement n’est souscrit, ces données ne sont conservées que jusqu’à minuit le jour même. Si un abonnement est souscrit, ces données ne sont supprimées que lorsque le Client décide de leur suppression depuis l’Application ou lors de la résiliation de l’abonnement.

Prises de photos avec la caméra
L’Application, pour la prise de photos à inclure dans les procès-verbaux de constats, interagit avec l’application par défaut pour la prise de vue. Dans la majorité des cas, il s’agit de l’application "Appareil Photo" fournie avec le système Android du terminal mobile. A cette fin, ladite application a donc accès à la photo qui sera prise par celle-ci, et par la suite enregistrée dans l’espace privé de l’Application.
La confidentialité de la photo est encadrée par les règles de confidentialité de l’application choisie pour la prise de vue.

La photo est conservée avec les données du procès-verbal de constat. Elle est donc supprimée au plus tard en même temps que la suppression du procès-verbal.

Statistiques de connexion
Les statistiques de connexion permettent d’assurer la cyber-sécurité du service et sa maintenance. A cette fin, des données personnelles sont collectées à chaque connexion aux serveurs du Prestataire. Ces données sont conservées par le Prestataire aussi longtemps que nécessite les missions pour lesquelles elles sont collectées, sans pouvoir excéder deux ans.

Les données sont collectées uniquement lorsqu’elles sont liées à un abonnement. Elles sont détruites lorsque l’abonnement est résilié.

La connexion de l’Application aux serveurs du Prestataire est réalisée de manière sécurisée. Dans ce contexte, chaque connexion crée un cookie sur le terminal mobile du Client. Ce cookie ne sert qu’à la connexion et ne sert donc pas à des fins commerciales ou de mesure d’audience.

Personnalisation de l’application mobile
Cette fonctionnalité n’est possible que dans le cadre d’un abonnement. Les données de personnalisation ne sont disponibles que sur les serveurs du Prestataire et sont détruites une fois le contrat résilié.

Accès aux données collectées
Le personnel du Prestataire, dédié à la maintenance de l’Application, peut consulter les données. Le Client a également possibilité de voir et modifier les données personnelles fournies lors de la souscription de l’abonnement via l’interface client dédiée, sur le site internet du Prestataire.

Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, le Client peut demander à consulter, rectifier et supprimer les données personnelles le concernant et qui ont été collectées par le Prestataire.

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